株式会社リウボウホールディングス取材日 2018年12月13日

社内フローの見直しで、現場が主体的に変化。
請求書の申請漏れも防げ、企業信用度も高まりました。

利用サービス 請求書(受取) | エリア 沖縄 | 事業内容 総合小売
株式会社リウボウホールディングス

沖縄県内唯一の百貨店、デパートリウボウや、同県中南部エリアに展開するリウボウストアを統括する株式会社リウボウホールディングス様。デパートは地域のランドマークともなっている、創業70年を超える老舗企業です。取引企業が多く、請求書の受取業務は、毎月膨大な書類が発生していました。電子化で承認フロー改善に取り組まれ、その効果は社外と社内、双方に現れたそうです。

ココがPOINT!

机のひきだし奥にある請求書は、取引先に指摘されるまで発覚しない

― まず、沿革と事業内容を教えてください。

財務経理部 財務主計課 財務主計係 係長(以下、主計係長):弊社はアメリカ統治下だった1948年創業の、琉球貿易商事株式会社が前身です。

現在は、デパートリウボウを運営する株式会社リウボウインダストリー(以下インダストリー)や、スーパーマーケット事業の株式会社リウボウストア(以下ストア)をはじめとする複数の関連会社と、それらを統括する株式会社リウボウホールディングスで、リウボウグループを構成しています。

グループ内の経理はリウボウホールディングスに集約されます。その中でも主要事業で取引の規模も大きいインダストリーとストアで、経費の請求書の受取業務に『BtoBプラットフォーム 請求書』を活用しています。

財務経理部 財務主計課 財務主計係 係長財務経理部 財務主計課
財務主計係 係長

― どのような課題があって、導入を検討されたのでしょうか。

主計係長:まず、インダストリーの場合、約150社の取引先から届く請求書は、一旦すべて商品管理の窓口に集まり、発注部署ごとに振り分けられます。各部署の担当者が起票した仕訳伝票は社内承認フロー用の書類に貼付され、一次承認を経て財務経理部に届きます。それを会計システムに入力し、さらに二次承認にまわしていました。

毎月200枚以上になる伝票や明細を扱う中でのリスクは、書類の紛失や申請漏れの発生です。財務経理部では、各担当部署がどんな取引をしているかはわかりません。もし届いた請求書を担当者が机にしまいこんで忘れてしまったとしても、確認のしようがないのです。万が一、取引先からのご指摘で発覚するともなれば、企業として対外的な信用に関わります。

また、取引先が県外の企業だった場合、郵送で届くまでに4~5日要するのも課題でした。たとえば月末近くに設備修理代などのイレギュラーで発生した請求書が、発行から月をまたいだ翌月はじめに届いたとします。すると、弊社側の計上と取引先の考えている支払月に食い違いが生じてしまうのです。

FAXなどであらかじめ請求内容を送っていただく場合もありましたが、二重計上の原因になってしまうため、一長一短でした。

財務経理部 経理課 店舗経理2係 係長(以下、店舗係長):ストアは県内の中・南部エリアで16店舗を展開しています。店舗数が多いため、書類もインダストリーの倍、400枚以上ありました。

取引先約130社分の請求書は、ストア本部が一括して受け取ります。どの店舗にどの請求を計上するか1件ずつ振り分け、不明点があればそのたびに店舗に電話して内容を確認していました。本部も店舗も手間をとられる作業です。さらに財務経理部で、本部から届いた請求書の仕訳を10時間ほどかけて行っていました。

承認された膨大な伝票類は、インダストリーの分もあわせると1ヶ月でダンボール箱1箱分の量になります。保管や管理も大変でした。

何より課題に感じていたのは、経費で何にいくらかかっているか、ストア各店長の意識が希薄だったことです。これは、店舗は営業に集中させ、仕入・経費の計上や仕訳は本部のバックオフィスが担当するという方針が、長く続いていたためです。しかし、それでは各店舗が経費の発生主管部であるという認識に乏しく、本部も請求書が届くまでは取引を把握できません。本部主体で承認するフローは、見直したいと思っていました。

財務経理部 経理課 店舗経理2係 係長財務経理部 経理課
店舗経理2係 係長

受け身だった現場が、経理フローの見直しで主体的な部署に

― 課題解決に、システム導入の効果はありましたか?

主計係長:2016年12月に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入し、現在ではインダストリー、ストアそれぞれ取引の約30%を電子化できました。取引先が発行した電子請求書はすぐに届き、差し戻しも画面上で完結します。これまでかかっていた日数より、かなりスピーディになりました。

ひきだしにしまいっぱなしの請求書が支払いから漏れてしまうリスクや、二重計上の心配もありません。取引先は「先月請求書を送ったのに支払われてない」といったことがなくなり、我々も「請求書が届いているけど部署の承認がまだだな」と画面から一目で状況の確認ができます。

店舗係長:導入で、ストアの承認フローを改善することができました。店舗側で一時承認を行うようにしたので、本部から店舗へ請求内容を問い合わせる手間が省けます。逆に店舗側が、たとえば「先月修理した冷蔵庫の請求書が届いていません」といった発信を主体的にするようになりました。現場に、主管部としての意識がうまれたことを実感しています。

仕訳に慣れない店長は当初、戸惑いもありましたが、入力には学習機能があり1回入力すれば次からは難しくありません。基本的には届いた請求の内容と金額があっているか把握・確認して承認をまわすだけです。

正直、最初に話をうかがった時は、導入コストも月々の使用料も安いし、「本当に?」と信じられませんでした。「実現すれば経費をかけずに業務が改善できそうだけど、いいところだけをアピールして騙そうとしているんじゃないか?」と思ったほどです(笑)。

実際には、インダストリーとストアあわせて、請求書受取の作業時間が半分近く減りました。しかし、それ以上に感じている効果は、ストアの主管部意識の向上、企業の信用度増といった数値化できない部分です。

大量の紙の書類も、電子帳簿保存法への対応を見据えてスリム化

― その他に感じるメリットはありますか?

主計係長:発行する方は費用負担がかからず無料で使え、郵送の手間やコストも減る点は大きなポイントでした。やはり、弊社だけでなく、取引先にもメリットがないと、導入しても話が進みません。

店舗係長:紙の量が減ったのがありがたいですね。特にストアはすごい量でファイリングも大変でしたから。帳簿や書類は保管義務があるため、溜まったら倉庫に運び、昔の書類が必要になればそのつど倉庫へ行って探していました。電子化されたものに関しては今後、その手間からも開放されます。

請求書の電子化に関する法律として、2016年1月に電子帳簿保存法が改正されました。しかし、本当にペーパーレスで請求書を電子保管していいものかどうか、最初は不安でした。導入にあたっては沖縄国税事務所に相談したりして体制を整えていきました。

― 今後の展望をおきかせください。

主計係長:請求書の受取は電子化100%を目指していきたいです。百貨店業界自体、まだIT化が遅れていて取引はFAXが主流です。新しい仕組を取り入れることに最初は戸惑いもあると思います。しかし実際、弊社も大きなトラブルもなくスムーズに導入でき、デメリットは感じません。非常に効果的なシステムであると知っていただき、電子化を進めていきたいです。

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株式会社リウボウホールディングス
設立1990年9月11日
事業内容百貨店等事業会社の統括・管理、資金調達、不動産賃貸業等
代表者代表取締役社長 大城 健一
本社所在地沖縄県那覇市久茂地1丁目1番1号
企業サイトhttp://ryubo-hd.co.jp/
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